Desvendando a papelada: Documentação necessária para abertura de uma empresa.

Você está prestes a embarcar na jornada empreendedora e abrir sua própria empresa? É importante compreender que fundar um negócio é uma jornada repleta de formulários, contratos e requerimentos específicos. Entender quais documentos são essenciais, antes mesmo de dar o primeiro passo, é fundamental para evitar atrasos e complicações no processo.

Neste artigo, vamos desvendar os principais documentos necessários para abrir uma empresa e fornecer dicas úteis para você ter uma boa experiência ao longo do caminho. Vamos começar essa jornada e descobrir tudo o que você precisa saber para tornar seu sonho empreendedor uma realidade? Continue lendo.

Procedimentos Pré-Constitucionais

Antes de começar o processo de estabelecer uma empresa, é essencial verificar algumas informações cruciais para o sucesso da constituição nos órgãos de registro. Aqui estão as etapas a serem seguidas:

Verificar se o empreendedor possui algum impedimento legal para registrar ou participar da empresa, como restrições legais ou processos judiciais.
Consultar a viabilidade do imóvel e do local onde a empresa será estabelecida. Isso envolve solicitar ao proprietário do imóvel cópias do Habite-se e do carnê do IPTU, além de fazer uma consulta prévia na prefeitura do município onde a atividade empresarial será desenvolvida para não ter problemas na hora de obter o Alvará de localização e funcionamento, que será uma das últimas etapas do processo de registro. Essa etapa é fundamental, pois permite verificar se a atividade pretendida é permitida naquela região e se o imóvel atende aos critérios necessários ao exercício da sua atividade de acordo com os critérios do Município.
Verificar a disponibilidade do nome empresarial. Isso pode ser feito consultando o site da Junta Comercial do estado correspondente ou pessoalmente, caso a Junta Comercial ainda não tenha integração online com a REDESIM. É importante realizar essa pesquisa antecipada para identificar se já existem empresas registradas com nomes idênticos ou semelhantes ao nome pretendido para a nova empresa.
Verificar os tipos de atos empresariais que requerem aprovação prévia de órgãos governamentais para registro nas Juntas Comerciais. Essas informações estão disponíveis no Capítulo I, item 2 dos Anexos II, III, IV, V e VI da IN DREI nº 081/2020.
Consultar a necessidade de registro em órgãos de fiscalização ou regulamentação relacionados à atividade da empresa. Recomenda-se pesquisar previamente se é necessário registrar a empresa em órgãos de fiscalização ou controle, pois, em alguns casos, o Contrato Social da empresa precisa cumprir as exigências desses órgãos.

Qual documentação é solicitada para abertura de uma empresa?

Abrir uma empresa envolve uma série de documentos necessários para atender às exigências legais e burocráticas. Entre os principais documentos solicitados estão:
Dados Pessoais:

Documento de Identificação dos Sócios: Geralmente é exigido o Registro Geral (RG) ou outro documento oficial com foto, como a Carteira Nacional de Habilitação (CNH) ou passaporte. Esses documentos servem para comprovar a identidade dos sócios;
Cadastro de Pessoa Física (CPF) dos sócios: O CPF é necessário para identificar cada sócio da empresa de forma única;
Certidão de Casamento: Caso seja casado;
Carteira do Órgão Regulamentador: OAB, CRA, CREA, CORE, entre outros;
Comprovante de Residência dos Sócios: É comum ser solicitado um comprovante de residência atualizado dos sócios, que pode ser uma conta de água, luz, telefone ou extrato bancário, por exemplo. Esse documento tem o objetivo de confirmar o endereço residencial dos sócios;
Última Declaração do IR (Imposto de Renda).

Documentos da Futura Empresa:

Comprovante de Endereço Comercial: Informar onde será a sede da empresa caso seja diferente do endereço residencial;
Cópia do IPTU (Imposto Predial e Territorial Urbano): Pode apresentar também outro documento que conste a Inscrição Imobiliária, ou Indicação Fiscal do imóvel onde será localizado o estabelecimento;
Atividades da empresa;
Nome fantasia da empresa.

É importante destacar que, dependendo do ramo de atividade, outros documentos específicos podem ser exigidos. Vale ressaltar que cada município possui sua própria exigência e regulamentações, portanto, é fundamental pesquisar e se informar sobre os documentos necessários no local em que pretende abrir a empresa.

Continuando a leitura, vamos explorar detalhadamente cada um desses documentos e fornecer dicas valiosas para facilitar o processo de abertura de sua empresa.

Contrato Social

Os documentos necessários para a elaboração do Contrato Social de uma empresa podem variar de acordo com o tipo de sociedade e com a legislação local. No entanto, geralmente, os seguintes documentos são necessários:

Identificação dos sócios: Cópias autenticadas dos documentos de identificação dos sócios, como RG (ou outro documento de identidade válido) e CPF;
Comprovante de residência: Cópias recentes de contas de água, luz, telefone ou outros documentos que comprovem o endereço residencial dos sócios;
Qualificação dos sócios: Informações sobre os sócios, como nome completo, nacionalidade, estado civil, profissão e endereço completo;
Capital social: É necessário definir o valor do capital social da empresa e a forma de integralização (ou seja, como será feita a contribuição financeira dos sócios);
Objeto social: Descrição detalhada das atividades que a empresa realizará, indicando o seu ramo de atuação;
Administração da empresa: Definição dos responsáveis pela administração da empresa, como sócios-administradores ou conselho de administração, caso aplicável;
Participação dos sócios: Indicação da participação de cada sócio no capital social da empresa, seja em cotas ou ações, dependendo do tipo societário;
Regras de distribuição de lucros e prejuízos: Estabelecimento das regras para distribuição dos lucros e prejuízos da empresa entre os sócios.

É recomendado consultar um advogado ou contador especializado para garantir que todos os requisitos legais sejam cumpridos no momento da elaboração do Contrato Social da empresa. Caso deseje, solicite uma Consultoria Gratuita com um especialista da Entercont.

Registro na Junta Comercial

O registro na Junta Comercial é o processo formal pelo qual uma empresa é legalmente constituída e adquire personalidade jurídica, tornando-se apta a exercer suas atividades comerciais. Normalmente, os documentos comumente solicitados são os seguintes:

Requerimento padrão devidamente preenchido: É um formulário fornecido pela Junta Comercial no qual você informa os dados da empresa, como nome, endereço, atividade, tipo de sociedade, entre outros;
Contrato social ou estatuto social: É o documento que estabelece as regras e diretrizes da empresa, incluindo informações sobre a sua constituição, administração, divisão de lucros, entre outros. O contrato social é utilizado para as sociedades limitadas, enquanto o estatuto social é utilizado para sociedades anônimas;
Cópia dos documentos pessoais dos sócios: Normalmente, são solicitadas cópias autenticadas do RG (ou outro documento de identificação) e CPF dos sócios.
FCN (Ficha de Cadastro Nacional): Os modelos 1 e 2 da FCN (Ficha de Cadastro Nacional) em uma via;
Pagamento de taxas: Geralmente, há taxas a serem pagas para realizar o registro na Junta Comercial. O valor varia conforme o estado e o tipo de empresa.

CNPJ

Após obter o carimbo ou etiqueta do NIRE, é possível prosseguir com a obtenção do CNPJ. Essa etapa é realizada online, através do site da Receita Federal, onde será necessário verificar quais outros documentos precisam ser enviados.

Para a abertura do CNPJ, além dos documentos mencionados anteriormente, podem ser exigidos documentos “extras” dependendo da natureza da empresa e das regulamentações específicas. Esses documentos podem incluir:

Ficha Cadastral da Pessoa Jurídica (FCPJ): É um formulário que contém informações detalhadas sobre a empresa, como atividades desenvolvidas, estrutura societária, entre outros;
Quadro de Sócios e Administradores (QSA): Documento que lista os sócios e administradores da empresa, indicando informações como nome, CPF, participação societária, cargo, entre outros;
Ficha específica conforme o órgão convenente: Em determinadas situações, dependendo do ramo de atividade da empresa, podem ser solicitadas fichas específicas fornecidas por órgãos ou entidades relacionadas ao setor, como conselhos profissionais ou agências reguladoras;
Documento Básico de Entrada (DBE) do CNPJ ou protocolo de transmissão: É o documento que comprova o envio das informações para a Receita Federal, seja o próprio DBE preenchido corretamente ou o protocolo de transmissão gerado após o envio dos dados;
Ficha de beneficiários finais: Em casos em que seja informada a existência ou inexistência de beneficiários finais da empresa, pode ser exigida uma ficha específica que fornece informações sobre esses beneficiários, como nome, CPF, participação, entre outros.

Os Microempreendedores Individuais (MEIs) são os únicos empreendedores que não precisam passar por essa etapa para obter o CNPJ. Nesse caso, o CNPJ é emitido automaticamente pela internet ao se registrar no Portal do Empreendedor.

Além disso, nessa fase do processo, os sócios têm a oportunidade de selecionar a área de atuação da empresa, indicando os CNAEs (Códigos Nacionais de Atividades Econômicas). Essa escolha é importante para que a Receita Federal possa aplicar os impostos adequados e exercer a fiscalização apropriada sobre o negócio.

Alvará de Funcionamento

O Alvará de Funcionamento é um documento emitido pela Prefeitura ou Órgão Municipal Responsável, que autoriza uma empresa ou estabelecimento a iniciar suas atividades comerciais, industriais ou de prestação de serviços em determinado local. Ele é uma comprovação de que a empresa está em conformidade com as normas e regulamentações municipais, como uso de solo, segurança, higiene, saúde, entre outras.

Os documentos necessários para obtenção do Alvará de Funcionamento podem variar de acordo com a legislação municipal e o tipo de atividade da empresa. Porém, geralmente são solicitados os seguintes documentos:

Formulário de requerimento preenchido, fornecido pelo órgão responsável;
Comprovante de inscrição no CNPJ (Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica);
Contrato Social, Requerimento de Empresário Individual ou documento equivalente, dependendo do tipo de empresa;
Comprovante de regularidade com o ISS (Imposto Sobre Serviços) ou ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços), se aplicável;
Planta do estabelecimento, contendo a disposição dos espaços e das instalações, quando exigido;
Laudo de vistoria, quando necessário, atestando as condições de segurança e higiene do local;
Comprovante de pagamento da taxa de emissão do Alvará.

Podem ser solicitados outros documentos específicos como autorizações sanitárias ou alvarás específicos para atividades regulamentadas como alimentação, saúde, entretenimento, entre outros.

Recomendamos verificar as exigências e documentos necessários junto ao órgão responsável pela emissão do Alvará de Funcionamento da respectiva Prefeitura ou Município onde a empresa está localizada.

Inscrição Estadual

A Inscrição Estadual é um registro obrigatório para empresas que realizam atividades de natureza industrial, comercial ou de prestação de serviços sujeitas à incidência do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS). Esse cadastro identifica a empresa perante a Secretaria da Fazenda do estado onde está localizada.

Na maioria das vezes os documentos comumente solicitados são:

Documento de identificação dos sócios (RG ou CNH) e CPF dos sócios;
Comprovante de residência dos sócios;
Contrato Social ou Requerimento de Empresário Individual, devidamente registrado na Junta Comercial ou Cartório;
Comprovante de inscrição no CNPJ (Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica);
Comprovante de regularidade com o Imposto de Renda;
Documento que comprove a propriedade, o aluguel ou a posse do estabelecimento comercial;
Comprovante de regularidade com o município (Alvará de Funcionamento) e com a Receita Federal;
Comprovante de regularidade com o pagamento de tributos municipais, se aplicável;
Certidões negativas de débitos fiscais e trabalhistas;
Planta baixa ou croqui do estabelecimento, contendo a disposição dos espaços e das instalações.

Para empresas nos setores de comércio, indústria e prestação de serviços específicos, a obtenção do Alvará de Funcionamento é obrigatória. Além disso, é necessário realizar o cadastro na Previdência Social em até 30 dias após o início oficial das atividades, mesmo que a empresa ainda não tenha contratado funcionários.

Contar com um contador é indispensável

Considerando a complexidade e a importância de todos esses procedimentos, contratar um serviço de contabilidade com profissionais qualificados é a melhor solução para evitar confusões e atrasos no processo de abertura da empresa.

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